FAQ zum Digitalen Postfach
Antworten auf häufige Fragen – für Maklerinnen und Makler
Registrierung und Anmeldung
Es können sich alle interessierten Privatkundinnen und -kunden registrieren.
Die Registrierung an sich führt Ihr Kunde oder Ihre Kundin immer selbst durch. Sie können diese aber durch folgende zwei Prozesse anstoßen:
Neugeschäft:
Während der Antragstellung (im MaklerPortal) können Sie anstoßen, dass dem Kunden ein Registrierungslink an die im Portal hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt wird. Nach Einreichen des Antrags wird dem Kunden oder der Kundin der Link zugesendet.
Bestandsgeschäft:
Zusätzlich können Sie die Zusendung eines Registrierungslinks auch über die Partner-Suchfunktion (und dann innerhalb der ausgewählten Person unter "weitere Funktionen: Digitales Postfach") anstoßen. Dies also auch unabhängig von einer Antragstellung.
Nein. Zugang zum Digitalen Postfach hat nur der/die jeweilige Postfach-Inhaber*in per Link, der an die hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt wird.
Mit der erfolgreichen Registrierung werden die am Partner gespeicherten Kommunikationsdaten gelöscht und die für das Digitale Postfach bestätigen Kommunikationsdaten neu hinterlegt.
Die nicht ausgewählten Kontaktdaten werden nach der Registrierung aus dem Bestandssystem für den Sachbearbeiter gelöscht. Es hat aber keine Auswirkungen auf gespeicherte Aquisedaten in Ihren Beratungssystemen. Diese bleiben erhalten.
DIe folgenden, ab dem 01.07.2024 erstellten Dokumente werden digital abgelegt, auch wenn sie bereits per Post versendet wurden:
- Beratungsprotokoll
- Verzichtserklärung / Bedarfsermittlung
- Versicherungsschein
- Nachtrag zum Versicherungsschein
- Servicekarte
- IVK
- Beitragsrechnungen
- Mahnungen
- Rücklastschriften
- Finanzamtbescheinigungen
Das bedeutet: Wann auch immer sich der Kunde oder die Kundin zukünftig für das Digitale Postfach registriert – seine/ihre Post wird rückwirkend zum 01.07.2024 im Postfach zur Verfügung gestellt.
Sobald der/die Versicherungsnehmer*in in der Registrierungsstrecke die Nutzungsbedingungen akzeptiert hat.
Bitte begleiten Sie Ihre Kundin oder Ihren Kunden idealerweise durch den Registrierungsprozess oder erinnern sie/ihn an eine zeitnahe Erledigung. Der Papierpostversand ist mit dem Akzeptieren der Nutzungsbedingungen gestoppt.
Rechtliches
Ja. Mit der Zustimmung zum digitalen Versand akzeptiert der/die VN die Nutzungsbedingungen. In diesen ist festgehalten, dass bei neuer Post eine Nachricht an die im Postfach hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet wird.
Gleichzeitig wird in den Nutzungsbedingungen auch über die Pflichten aufgeklärt, die der/die VN in diesem Zusammenhang hat: Er/Sie muss die Erreichbarkeit der E-Mail-Adresse sicherstellen. Ebenso muss er/sie nach Erhalt einer E-Mail das Digitale Postfach auf den Eingang neuer Nachrichten kontrollieren.
Ansprechpartner & Hilfe
Ja, das können Sie.
Wenn Ihr Kunde oder Ihre Kundin den Link zum Digitalen Postfach nicht mehr findet, haben Sie die Möglichkeit, diesen erneut per E-Mail zu versenden.
Im Maklerportal können Sie im Suchergebnis zum Partner unter weitere Funktionen -> Digitales Postfach die E-Mail auslösen. Klicken Sie dazu auf "Mailversand Link digitales Postfach".
Bitte wenden Sie sich an Ihre bekannten Ansprechpartner*innen im Maklervertrieb, wenn Ihre Makler-Kontaktdaten nicht korrekt sind.
Sollten Ihre Kundinnen und Kunden Rückfragen haben, die Sie Ihnen während der Beratung nicht selbst beantworten können, können sie sich gerne an Digitales-Postfach-Support(at)rhion.de wenden.